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Vos documents commerciaux vous protègent-ils des impayés ?


Toute entreprise fait face un jour ou l'autre à des impayés. Cette situation peut être stressante pour le dirigeant non seulement en raison des conséquences commerciales, mais également financières, par l'impact direct sur la trésorerie de l'entreprise.

S'il nous paraît naturel et prudent de nous équiper lorsqu'on pratique un sport, afin d'en limiter les risques, nous devrions avoir les mêmes réflexes dans les affaires. Il vaut mieux prévenir que guérir.

L'une des principales causes d'impayés est l'absence d'accord sur certains éléments du contrat (ou sur son ensemble s'il n'est pas signé). Dans certains cas, aucun recours n'est possible contre le débiteur. 

Voici quelques conseils pour optimiser vos documents commerciaux et vous prémunir contre les impayés.
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Optimiser ses Conditions Générales de Vente et d'intervention

Les C.G.V. visent à fixer le cadre de la relation commerciale avec vos clients, professionnels ou particuliers. Elles prévoient notamment les caractéristiques essentielles du bien ou du service, les barèmes de prix, les délais de livraison, les conditions de règlement, ainsi que les clauses particulières (ex. clause pénale, déchéance du terme).
 
Elles sont non seulement un gage de sérieux vis-à-vis de vos clients, mais aussi un outil puissant pour prévenir les contestations clients, pour réduire les retards de paiement et pour vous prémunir des impayés.

Bien rédiger ses contrats

Le contrat fixe les obligations applicables à chacune des parties. Il peut prendre la forme d'un devis ou d'un bon de commande. Mieux vaut donc le faire signer et s'assurer qu'il protège vos intérêts.

Par exemple, concernant le prix, indiquez en plus les modalités et les délais de paiement ainsi que le nombre de versements (un seul paiement ou échéancier). 

Des clauses particulières liées à votre activité peuvent être incluses : clause pénale, clause de déchéance du terme, clause de réserve de propriété, etc.
Enfin, les garanties de paiement telles que le cautionnement, le gage ou l'hypothèque peuvent se révéler efficaces en cas d'impayés.
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Faire signer le bon d'intervention ou de livraison

Si le bon de livraison n'est pas obligatoire, dans la pratique, il est devenu une pratique courante. Un bon de livraison permet de prouver que la marchandise a bien été réceptionnée et engage le client au paiement de celle-ci sous réserve qu'il soit signé

Certaines informations sont indispensables : l'identification complète du vendeur et de l'acheteur, la date de livraison, la description détaillée des biens livrés. 

Dans le cadre de prestations de services, on délivre un bon d'intervention.

Envoyer une facture conforme à la mission réalisée

La facture doit être le reflet du contrat (ou devis signé), du bon de livraison ou d'intervention. Tout écart sera une source de litige et donc d'impayés. 

Pour les mentions à faire figurer sur la facture, consultez l'article suivant :
Comment bien facturer ?
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Elisabeth Knnablian
Juriste en droit des affaires, j'ai travaillé pendant 20 ans dans le recouvrement de créances et le crédit management. 
Dirigeante de la société ELiXO, je vous accompagne pour accélérer le paiement des factures et vous prémunir contre les impayés.

Article mis en ligne le 20/01/2022
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